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PP罐:职场中如何汇报能够事半功倍?

文章出处:PP罐责任编辑:pp罐查看手机网址
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人气:-发表时间:2019-03-27 10:58【

  前言

  很多在职场中的新人提到汇报工作多少都容易忐忑,很多职场老人提到汇报的时候也难免会面露难色。

  我走过各种职场路,如今也身为老板,站在两个角色的经历里,想跟大家分享一下自己的小心得。

  01、给老板提供多选题,而不是单选题。

  有一次安排一位小伙伴设计海报,我把我的想法逐一罗列了过去。

  但是当我看到作品时,我发现跟我想要的完全不一样。于是我又再次把我的意见告知对方,可改了几次依然没有看到满意的画面。

  他总是保持他的主见,每次修改都无法达到我想要的效果,我忍不住问他,为什么你就不能多做几个版本给我呢?

  我告诉他,你完全可以有更好的选择,你做一个我要的版本给我,再做一个你认为很好的版本,或者你再多做一个平衡两者的版本。

  你给我几种不同效果,我作为一位不懂设计语言的人就更加容易把握到我要的方向。

  又或者你在做之前,给到我一些参考的画面,我找到我认可的风格以后你再去做,也不至于偏离这么多,既花了时间,又没达到效果。

  在实际的职场里,很多人对于上级提出的任务都喜欢做单选题,老板说要看方案,你就做一份策划,老板说要看计划,你就只做了一个计划,老板说要问价格,你就只问了一种价格……这样的做法在周遭似乎还不少。

  但其实,由于经验和阅历都还在成长阶段,你很难完全把握到对方的需求,哪怕已经是职场老手了也未必每次都敢这么干。

  反而,多做一点点,给对方多一些的选择,看起来你多花了时间,但这个过程里你锻炼了能力,让思维插上发散的翅膀,看待工作的角度更多元化,和对方的沟通也会更进一步,更容易把握到需求的方向,何乐不为呢?

  顺便说一句,如果能够在接到任务的时候,尽可能复述一遍就简直完美了。很多时候我们看起来拿笔记了,拿脑子背了,但做出来的时候好像还是有遗漏,或者方向不对。

  试着在接到任务的时候,把对方转达给你的需求复述一遍,问对方是这样吗?是这样对不对?是这样意思对吧?得到对方确认后再开始做,基本都不会太偏离。

  想要节省时间,又快又好地完成任务,其实就在于这么一点点小细节。

  02、汇报的最高境界是老板只需答复,不必提问。

  有个经典的故事不少人都听过,虽然是职场真理,但却常常被人忽视。

  约翰和哈里两个年经人同期来到公司,一天哈里向总经理抱怨:“约翰的薪水已经增加了一倍,职位也升到了部门主管。而我每天勤勤恳恳地工作,从来没有迟到早退过,交代的任务总是按时完成,可是为什么我的薪水一点没有增加,职位依然是公司的普通职员呢?”

  总经理意味深长地对他说:“这样吧,公司现在打算预订一批土豆,你先去看一下哪里有卖的,回来我再回答你的问题。”

  于是,哈里走出总经理办公室,找卖土豆的蔬菜市场去了。

  半小时后,哈里急乎乎地回到办公室,向总经理汇报:“二十公里外的集农蔬菜批发中心有土豆卖。”总经理问:“一共有几家卖土豆的?”哈里挠了挠头说:“我只是看到有卖的,没有留意有几家,你等一会儿,我再去看一下。”说完又急乎乎跑出去。

  二十分钟后,哈里喘着气跑回总经理办公室汇报,“报告总经理!一共有三家卖土豆的。”总经理问:“土豆价钱是多少?三家价格都一样吗?”哈里楞住了,挠了挠头说:“总经理,你再等一会儿,我去问一下价格。”说完,又要往外跑。总经理叫住他:“你不用再去了,你帮我把约翰叫来吧。”

  约翰和哈里一起进了总经理办公室,总经理先对哈里说:“你先坐下来休息一下吧。”然后对约翰说:“公司现在打算预订一批土豆,你去看一下哪里有卖的?”

  四十分钟后,约翰回来向总经理汇报:“在二十公里外的集农蔬菜批发中心有三家卖土豆的,其中两家是0.9美元一斤,但一个老头只卖0.8美元一斤。我看了一下他们的土豆,发现老头的最便宜,而且质量最好,因为他是自己农场种植的。"

  “如果我们需求量大,价格还可以优惠,并且他有货车,可以免费送货。我已经把老头带回来,就在大门外等着,要不要让他进来具体谈一下?”

  总经理说:“暂时不用了,你让他先回去吧。” 这时,总经理对目瞪口呆的哈里问:“你都看到了吧!如果你是总经理,你会给谁加薪晋职呢?”哈里惭愧地低下了头。

  其实这个故事说的就是职场里最常见的汇报技能,真正优质的汇报并不是回答完后,还让对方有很多问题可以问,而是在你汇报完后只需要回复好和不好,做最终判断即可。

  这才是完美的职场汇报术应该达到的要求。

  这就要求你在汇报工作的时候,要有极强的同理心,想想对方需要什么,可能想知道的内容有哪些,什么样的信息有助于对方进行判断,这些就是在汇报之前需要想清楚的。

  很多人害怕汇报或觉得汇报压力大,都是因为在汇报的过程中,主管问的很多问题答不上来,或者汇报不完整让主管一个接一个问问题,双方都倍感疲惫。

  很多员工面对上司的提问,往往在内心里抛下一句话:“为什么之前都不说清楚呢,说清楚我就都去查了呀!”

  可是就跟这个故事里的哈里一样,你看不到其他人做得更好的一面,而且问题是一样的,如果你汇报这件事都做成这个样子,我为什么一定要给你涨工资?

  可见汇报这件事情在职场里真是至关重要又最频繁的一门考试。在汇报的逻辑结构上,可以参考金字塔原理。

  不管是写文章还是做汇报,做演讲,你都要弄清楚自己想传递给对方的论点是什么,把这个论点放在金字塔的最顶端。

  然后,再去思考这个论点会引发对方怎样的疑问,把这些疑问列出来,然后一一解答,之后如果还有进一步的疑问,再把它们列出来继续解答,直到所有疑问都解答完。

  这样你就可以让他人沿着你的思路一步步进行推导,也就不会对你的讲述有所质疑,因为你到最后把对方的所有疑问都已经解答掉了。

  现实中很多人在汇报的时候,基本上讲了半天都讲不到你心里的东西,要不然就是在她汇报完之后你还要问很多问题,这样的过程就会让人觉得很累。

  所以汇报工作的方法很重要,否则就像最上面的例子一样,在来回的过程里,浪费了彼此的时间,还增加不信任感。

  其实每次的汇报都是你和上司增加信任度的好机会,汇报的时间越短代表默契更多,反而不断被提问不断被问到懵逼,就意味着你的工作里有太多需要改善的部分,你做的太少了,你就应该像故事中的约翰一样,想到更多并行动更多。

PP罐:职场中如何汇报能够事半功倍?

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